SOBRE URGÊNCIA
Escrevi um dia desses sobre passos a serem seguidos por quem deseja (e/ou necessita) gerar mudanças. Obviamente o que contei reflete o que é normalmente feito nos processos exitosos de mudança. O primeiro passo que citei fala em criar um senso de urgência. A intenção hoje é explicar o que é, quem deve gerar tal senso, por que e/ou para que gerá-lo, e, é claro, como gerar o senso de urgência.
Todos sabemos o que é urgência. Mas na circunstancia em que estamos (eu e quem me lê), tal palavra tem um sentido um tanto quanto diferente do significado usual, o que gerou certos desentendimentos. Vamos então tentar clarificar o que não é urgência, no presente texto. Pra nós, urgência não é:
- “stress” e/ou estressar as pessoas
- “frisson” e/ou aterrorizar as pessoas
- pressão e/ou pressionar as pessoas
- pressa desmedida e/ou exigência excessiva
- assustar as pessoas
Todas essas coisas, no âmbito da gestão, são contraproducentes e urgência aqui é atividade importante com prazo exíguo pra realização.
Urgência, em gestão da mudança, é realmente atividade com prazo determinado, até mesmo exíguo, porém não se confunde com afoiteza, açodamento ou instantaneidade de reação irresponsável, ou seja, que não mede suas prováveis consequencias. Também não é um frenesi de atividades desconexas e quase sempre sem sentido que não o de atender ao emocional desequilibrado.
Urgência é a certeza da necessidade de se começar já, é a certeza de que não há tempo a perder, a intenção de se ser objetivo, direto, claro, sucinto. É saber que o que quer que seja feito deve prever todos os detalhes necessários e armadilhas que possam nos desviar de nossas metas, pra que não percamos tempo com retrabalho que não pode ser necessário, por que não teremos tempo pra tal.
Urgência é saber estabelecer prioridades, saber distribuir as tarefas pras pessoas mais habilitadas a cada uma, é desde o início divulgar os prazos e passos pra facilitar e realizar muito boa coordenação. Urgência é bem coordenar a equipe, de modo que as tarefas se encaixem e não haja perda de tempo.
Metas frequentemente têm a ver com urgência, por que são objetivos quantificados a serem alcançados em durações de tempo pré-definidas.
No caso da mudança, a urgência é importante, e aí vamos ao por que ou para que. A urgência coloca as pessoas pra trabalharem no ritmo certo, no ritmo necessário (sem ser frenesi, barafunda ou confusão). A urgência coloca as pessoas em estado de atenção e de cuidado ao muito bom desenrolar das atividades. A urgência, desse modo, até mesmo motiva, por que as pessoas passam a saber que têm que agir logo, de maneira objetiva e sem rodeios nem floreios. Tira as pessoas de uma certa letargia que a gíria denomina “lerdeza”. A urgência energiza, sem estressar. A urgência foca a ação, concentra o raciocínio, aguça a atenção, mas de modo algum deve pressionar.
A urgência deve ser estabelecida desde o início da mudança, e deve passar a ser o estado normal de atenção e ação a partir de então, e pra todo o sempre, ou seja, jamais voltar à “letargia” antes existente.
E quem deve buscar estabelecer o senso de urgência é a pessoa responsável por liderar a mudança. De preferência o 01 da organização, e, se não o 01, o agente de mudança deve estar diretamente sob suas asas.
Também a coalizão que apóia a mudança, a coalizão que apóia o líder da mudança, deve com ele difundir o novo ritmo de ação por toda a organização, por todo o grupo que deve mudar e mudar os métodos, a cultura, o sistema etc.
Então passamos ao Como gerar o senso de urgência. As técnicas pra gerar urgência são também bastante simples.
1 – Mostre que se está diante de uma crise: se é necessária mudança, e se é necessária urgência, normalmente, se está frente a uma crise, ou seja, uma situação que se não fôr logo resolvida gerará grandes consequencias. Então, mostre isso. Mostre qual é essa situação, mostre as possíveis consequencias, mostre que é possível resolver, mas que será necessária a participação, a colaboração de todos, por que a mudança requer grande cooperação, iniciativa e disposição por parte de muitas pessoas.
2 – Mostre os dados ruins: na maioria dos casos, as pessoas evitam mostrar os dados ruins. Aqueles que têm a pretensão de gerir a “auto-estima” das pessoas adoram esconder as más notícias e os dados não tão bons. Também não se levam más notícias aos mais altos níveis, até por receio de consequencias. Não se mostram os dados ruins pra que outras pessoas não pensem que somos alarmistas, e mesmo pra não alarmarmos. Não se mostram os dados ruins pra não parecermos chatos, pessimistas, destrutivos, reclamões e/ou “criadores de casos”. Então, notícias jogadas pra baixo do tapete não faltam, dados ruins são ocultados.
Mostrar esses dados, divulgar essas notícias, de modo administrado, vai mostrar às pessoas que não é mais possível “enrolar”, que é necessário agir, e agir já. É o mais pronto e fácil método, dizer a verdade, toda a verdade, mas nada mais que a verdade.
3 – Estabeleça metas ambiciosas: metas bem estabelecidas sempre “acordam” as pessoas. Metas fazem as pessoas olharem pra frente, “espremerem os miolos” em busca de boas idéias, metas contêm prazos, metas levam à ação. Metas bem definidas desafiam na medida certa. Metas geram a muito boa urgência. Busque elevar os padrões de desempenho, que, em casos de necessidades de mudanças, são normalmente insuficientes.
4 – Relacione o atingimento das metas a consequencias: premiações se alcançadas. Aos que não atingirem suas metas, considere razões honestas, se houverem, pra o não atingimento, e se ações corretivas estão sendo adotadas. Avise que terão mais uma chance, mais que seus cargos estarão sob observação e novo não atingimento pode levar à extinção dos cargos
5 – Divulgue comparações com concorrentes: pra mostrar o desempenho que é possível, e o desempenho que se está tendo. A idéia é a seguinte: se concorrentes conseguem é claro que podemos e devemos conseguir também, por que não? Ficar aquém é inadmissível, por que é atestado de acomodação e complacência.
6 – Divulgue pesquisas mostrando o quanto se está “ficando pra trás”, mostrando como as pessoas de fora nos avaliam, mostre as tendencias que nos esperam se nada fizermos etc
7 – Empregue consultores externos pra que divulguem dados relevantes e gerem debates honestos
8 – Comunique de modo a gerar debates honestos, abertos, francos e com todos os dados corretos. Busque mudar a cultura de insinceridade e acomodação.
9 – Dialogue com aqueles que têm opiniões desfavoráveis, em vez de só com quem é “de dentro”, por que estes escondem dados ruins
10 – Neutralize a miopia interna com dados obtidos no ambiente externo.
Jamais subestime a intensidade das forças que levam à complacência e ajudam a manter o status quo.

POR JOSÉ CARLOS FONTES, MSc.
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